De uitdaging
Projecten binnen organisaties worden vaak in silo’s uitgevoerd, zonder duidelijke koppeling met de overkoepelende bedrijfsdoelen en dienstverlening. Dit leidt tot verspilling van budget, tijd en middelen.
De oplossing
Wij helpen je met het opzetten van effectief portfoliomanagement. We koppelen elk project aan je dienstverleningsmodel, zodat je altijd inzicht hebt in hoe projecten bijdragen aan de doelen van je organisatie.
Centrate portfolio Management™
We ontwikkelden een eigen portfolio management, ‘CENTRATE Portfolio Management™’, omdat – naar onze mening – het verband tussen het moderne agile werken en de traditionele aanpak in overheden en bedrijven moeilijk spoort met de klassieke meerjarenplannen en begrotingen. Budgettering- en investerings-cycli zijn eerder gebaseerd op het traditionele waterval-model. We combineerden daartoe de beste praktijken van Agile SAFe 2© en Prince2/PMBOK© tot een pragmatische aanpak voor directies om hun investeringen te managen. Het raamwerk bewaakt daarbij de rationale tussen de verschillende interventies om tot waardecreatie te komen.
Algemeen overzicht van een plan of roadmap waarbij initiatieven leiden tot de realisatie van klantenwaarde.
Een Centrate-team
Alle medewerkers die een rol opnemen in het Centrate-team hebben een gedeelde verantwoordelijkheid over het plan. Ieder kan een specifieke rol hebben naar buiten toe, b.v. als gezicht van het programma zijn, maar toch is het plan en de verantwoordelijkheid gedeeld. Met andere woorden er wordt niet gewerkt met de klassieke projectverantwoordelijke (of ‘projectlijder’), maar wel met groepsverantwoordelijkheid en deelbevoegdheden.
Werken met executives, niet met sponsors
Een executive bewaakt de strategie van de organisatie en kan dus ook knopen doorhakken als blijkt dat uit de strategie dat de initiatieven bijgestuurd moeten worden. Belangrijke succesfactoren kunnen onzichtbaar zijn voor de executive(s). Daarom horen ze in het Centrate-team! Door de regelmatige en directe blootstelling aan de ontwikkelingen is men beter op de hoogte van en betrokken bij de initiatieven. “Geen tijd” is in deze gelijk aan geen prioriteit!
Initiatief-eigenaren
De initiatief-eigenaar is verantwoordelijk voor één of meer initiatieven. Initiatieven zijn een bundeling van interventies die leiden tot het creëren van klantenwaarde. Als dusdanig vormen ze de doelstellingen van een Centrate-portfolio. Het waarde-verhaal zit op het niveau van het initiatief.
Interventie-eigenaar
De interventie-eigenaar is verantwoordelijk voor één of meer interventies in het CENTRATE-portfolio.
Organisaties spreken vaak over Product owners, Projectmanagers, Program managers, etc. Voor CENTRATE is het op zich niet belangrijk welke naam die aan deze rollen gegeven wordt. Het gaat om de personen die de verantwoordelijkheid over een interventie opnemen. Ze dragen de verantwoordelijkheid voor een onderdeel (interventie) van een groter geheel (initiatief) om waarde te creëren.
Centrate-master
De Centrate-master is verantwoordelijk voor de ondersteuning van het Centrate-team in het handelen zoals omschreven in dit raamwerk. De Centrate-master biedt structuur en maakt dingen zichtbaar. Het is een ‘Servant Leader’. Centrate-masters doen dit door de events te faciliteren, de onderdelen van het raamwerk te evangeliseren en de regels mee op te volgen.
Centrate-masters hebben geen bedrijfsinhoudelijke bevoegdheid. De specifieke kennis en ervaring van de organisatie is en blijft aanwezig bij de andere leden van het Centrate-team.
Centrate-events
Centrate-events dienen als regelmatig overleg rond het portfolio. We onderscheiden drie verplichte basis events: Roadmapping, Check-in en Synchronisatie (Sync).
Portfolio Roadmapping
Tijdens de roadmapping wordt vanuit ieder initiatief (met klantenwaarde als doel) bepaald welke activiteiten en realisaties moeten plaatsvinden om succesvol te zijn.
- Deze interventies moeten elk tot een (in de praktijk) aantoonbaar resultaat leiden.
- De verbinding tussen de interventies wordt causaal opgebouwd door terug te redeneren vanuit het klantendoel van het initiatief.
- Interventies krijgen vorm binnen de context en mogelijkheden van de organisatie. Interventies moeten begrijpelijk en uitvoerbaar zijn voor de medewerkers die hiertoe kundig zijn of kundig gemaakt worden.
- Interventies hebben een ratio en een causaal verband met het initiatief
Het uiteindelijke resultaat is de Portfolio Roadmap dat ieder CENTRATE-teamlid begrijpt, uitvoert en uitdraagt.
De kernmomenten waarop we met roadmapping aan de slag gaan zijn de opstart van een portfolio of initiatief, wanneer de assumpties van het plan fundamenteel veranderen, wanneer de resultaten niet volgen uit de initiatieven (wanneer de assumpties en causaliteit fout waren).
Portfolio syncing
De geplande demonstratie van de realisaties uit het Portfolio Roadmap. Doel is het inspecteren van de voorgang en de haalbaarheid van de klantwaarde creatie. Het is een formele opportuniteit om de portfolio te Inspecteren. Hiertoe laat ieder initiatief, tussendoel, evidence based, zien hoe ver ze staan, wat nog moet starten. Ook is het een kans om het plan te hervalideren. Ten slotte is het de mogelijkheid om de timing bij te sturen.
Dat laatste is het best voorbereid tijdens de portfolio check-in (zie verder) en doe je met de executive(s), Initiatief-eigenaars en andere relevante stakeholders.
De portfolio sync gebeurt op vooraf bepaalde tijdsstippen (de kadans) of op vraag van de executives of Centrate-master. Gegeven de nodige voorbereiding en de nodige aanwezigen is hiervoor best een vooraf bepaald ritme in de planning voorzien.
Een succesvol programma levert resultaat. “Syncen” is dus noodzakelijk om verrassingen te vermijden zoals grote deviaties van de doelen of het niet realiseren van interventies. Hierbij worden de resultaten van interventies gedemonstreerd aan het Centrate-team.
Portfolio Initiative check-in
Een check-in is een regelmatige update over hoe een initiatief vordert. De interventie-eigenaars bekijken de voortgang, blokkades en doen van (kleine) bijsturingen aan het plan over een specifiek initiatief. Ze bepalen samen belangrijke momenten in de ontwikkeling waar samenwerking tussen interventieteams nodig is en vieren uiteraard de successen.
Dit doen we op regelmatige tijdstippen of tenminste voor een Portfolio sync. Ook op aangeven van een Interventie-eigenaar of indien er hulp of afstemming nodig is om een bij te sturen wanneer interventies niet op het verwachte moment, met de geplande middelen of kwaliteit kunnen worden gerealiseerd.
Het uitgangspunt van de check-in is het nemen van verantwoordelijkheid door Interventie-eigenaar en het kunnen vinden van steun. Voor de interventie-eigenaars is de check-in enerzijds een plicht anderzijds een hulpbron.
Cadans
De verschillende events zijn aan elkaar gelinkt in een werkbare cadans. Als er iets onverwacht gebeurt of als er fundamenteel nieuwe inzichten zijn, moet een Portfolio Roadmapping opnieuw worden opgestart en de cadans mee wordt herbekeken.