Privacyverklaring Centrate BV
Versie 1.1 — januari 2026
Centrate BV (hierna “Centrate”, “wij” of “ons”) hecht veel belang aan de bescherming van je persoonsgegevens en aan je privacy. In deze privacyverklaring leggen we helder uit welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we dat doen, op welke rechtsgrond, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt. We verwerken persoonsgegevens steeds in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR, Verordening (EU) 2016/679) en de Belgische wetgeving ter zake.
Bij elke verwerking houden we ons aan de basisbeginselen van de AVG: we verwerken persoonsgegevens rechtmatig, behoorlijk en transparant, alleen voor welbepaalde doeleinden, en niet meer of langer dan nodig. We waken over de juistheid, integriteit en vertrouwelijkheid van de gegevens met passende technische en organisatorische maatregelen. We vragen nooit meer persoonsgegevens dan nodig voor de opdracht.
1. Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?
Voor de verwerkingen die wij voor onze eigen doeleinden uitvoeren, is de verwerkingsverantwoordelijke:
- Centrate BV
- Weststraat 79, 9950 Lievegem, België
- Ondernemings- en btw-nummer: BE 0787.577.147
- Website: centrate.org
2. Contact over je privacy
Heb je vragen over deze verklaring of wil je je rechten uitoefenen? Neem contact op via info@centrate.org of per post op het bovenstaande adres, ter attentie van de privacyverantwoordelijke. We hebben geen verplichte functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aangesteld, maar je kan met al je vragen bij dit contactpunt terecht.
3. Onze rol: verwerkingsverantwoordelijke én verwerker
Als consultancybureau treden we in twee verschillende rollen op, afhankelijk van de context:
Als verwerkingsverantwoordelijke bepalen we zelf de doeleinden en middelen van de verwerking. Dat is het geval voor ons eigen klanten-, leveranciers-, prospecten- en personeelsbeheer, onze communicatie en onze website.
Als verwerker verwerken we persoonsgegevens uitsluitend in opdracht en volgens de schriftelijke instructies van een klant (de verwerkingsverantwoordelijke), bijvoorbeeld wanneer we in een opdracht persoonsgegevens van die klant of van zijn afnemers verwerken. In dat geval leggen we de afspraken vast in een verwerkersovereenkomst en bepaalt de klant de doeleinden.
4. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Afhankelijk van je relatie met ons verwerken we onder meer de volgende categorieën van persoonsgegevens:
- Identificatie- en contactgegevens: naam, functie, organisatie, e-mailadres, telefoonnummer, postadres.
- Klant- en projectgegevens: correspondentie, vergaderverslagen, rollen en betrokkenheid binnen een opdracht.
- Gegevens van leveranciers, partners en onderaannemers in het kader van onze samenwerking.
- Financiële en administratieve gegevens: facturatiegegevens, rekeningnummer, btw-nummer.
- Gegevens van sollicitanten en medewerkers: cv, opleiding, ervaring, competenties (verwerkt in een afzonderlijk HR-kader).
- Websitegegevens: gegevens die je via een contactformulier bezorgt en, bij gebruik van niet-essentiële cookies, surfgegevens.
- Gegevens die we in opdracht van een klant verwerken (verwerkersrol): de aard daarvan hangt af van de concrete opdracht en wordt vastgelegd in de verwerkersovereenkomst.
We verzamelen deze gegevens rechtstreeks bij jou, bij je organisatie, of uit publiek beschikbare bronnen (zoals websites of beroepsregisters).
5. Doeleinden en rechtsgronden
We verwerken persoonsgegevens enkel voor welbepaalde doeleinden en op basis van een geldige rechtsgrond uit de AVG:
Uitvoering van een overeenkomst of precontractuele stappen (art. 6.1.b): het opmaken van offertes, het uitvoeren van opdrachten, projectopvolging en facturatie.
Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f): klantbeheer en -relaties, directe communicatie met bestaande zakelijke contacten, beveiliging van onze systemen en de verdediging van onze rechten. We wegen daarbij steeds jouw belangen en rechten af.
Wettelijke verplichting (art. 6.1.c): onder meer de boekhoudkundige en fiscale bewaarplicht.
Toestemming (art. 6.1.a): voor het versturen van een nieuwsbrief of het plaatsen van niet-essentiële cookies. Je kan je toestemming altijd intrekken.
6. Verwerking in opdracht van onze klanten
Wanneer we als verwerker persoonsgegevens verwerken in opdracht van een klant, doen we dat uitsluitend volgens diens schriftelijke instructies en uitsluitend voor de doeleinden die de klant bepaalt. We:
- sluiten met de klant een verwerkersovereenkomst die voldoet aan artikel 28 AVG (en die, in het kader van een overheidsopdracht, gebaseerd kan zijn op het door de opdrachtgever opgelegde model);
- schakelen enkel subverwerkers in met de voorafgaande toestemming van de klant en leggen hen dezelfde verplichtingen op;
- ondersteunen de klant bij het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen en bij datalekken;
- bezorgen, op het einde van de opdracht, de gegevens terug of vernietigen ze, naar keuze van de klant.
7. Ontvangers, subverwerkers en derden
We delen persoonsgegevens niet met derden, tenzij dat noodzakelijk is voor de hierboven beschreven doeleinden of wettelijk verplicht is. Mogelijke ontvangers zijn:
- onze medewerkers en, indien van toepassing, onderaannemers, gebonden door vertrouwelijkheid;
- IT-, hosting- en softwaredienstverleners die ons ondersteunen (als verwerker, onder een verwerkersovereenkomst);
- onze boekhouder, accountant of andere professionele adviseurs;
- marketing- en evenementendienstverleners en partners voor klantcommunicatie;
- dienstverleners voor rapportage, statistiek en drukwerk;
- juridische en controlediensten, zoals advocaten, notarissen en auditors;
- overheids- of gerechtelijke instanties wanneer de wet dit vereist.
Zo kan het gebeuren dat politie, justitie, een toezichthouder of de fiscale administratie op grond van de wet gegevens bij ons opvragen, of dat een rechter ons verplicht gegevens te bezorgen.
We verkopen je persoonsgegevens nooit. Een actueel overzicht van onze belangrijkste subverwerkers bezorgen we op eenvoudig verzoek.
8. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
We verwerken je gegevens in principe binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Als een verwerking of opslag toch buiten de EER plaatsvindt, zorgen we voor passende waarborgen conform de AVG, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of de modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses). Je kan een kopie van die waarborgen bij ons opvragen.
9. Hoe lang bewaren wij je gegevens?
We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de doeleinden waarvoor we ze verwerken, en houden daarbij rekening met de wettelijke bewaartermijnen:
- klant- en projectgegevens: gedurende de samenwerking en daarna zolang nodig voor opvolging, garantie of bewijs;
- boekhoudkundige en fiscale gegevens: zoals wettelijk vereist (in de regel zeven jaar);
- gegevens uit deelnames aan overheidsopdrachten: conform de toepasselijke administratieve bewaartermijn (in de regel twee jaar na ontvangst van de offerte of kandidaatstelling, of langer indien de opdracht wordt gegund);
- gegevens verwerkt als verwerker: volgens de afspraken in de verwerkersovereenkomst;
- sollicitatiegegevens: gedurende de wervingsprocedure en, mits toestemming, daarna voor een werfreserve.
10. Beveiliging van je persoonsgegevens
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang. Denk aan toegangsbeheer op basis van “need to know”, sterke authenticatie, beveiligde opslag en versleuteling waar passend, en vertrouwelijkheidsafspraken met onze medewerkers en onderaannemers. We evalueren deze maatregelen regelmatig en houden daarbij rekening met de stand van de techniek en met relevante regelgeving inzake digitale veiligheid. Nieuwe medewerkers en onderaannemers wijzen we bij aanvang op onze beveiligings- en privacyregels, en we besteden regelmatig aandacht aan het vergroten van het beveiligings- en privacybewustzijn.
11. Je rechten
Je beschikt over de volgende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens:
- recht op inzage in de gegevens die we over je verwerken;
- recht op verbetering van onjuiste of onvolledige gegevens;
- recht op wissing (“recht om vergeten te worden”) in de gevallen voorzien door de wet;
- recht op beperking van de verwerking;
- recht op overdraagbaarheid van de gegevens die je ons hebt bezorgd;
- recht van bezwaar tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
- recht om een gegeven toestemming op elk moment in te trekken.
Je kan je rechten uitoefenen via info@centrate.org. We reageren binnen de wettelijke termijn van één maand. Om misbruik te voorkomen, kunnen we je vragen je identiteit te bevestigen. Verwerken we gegevens als verwerker in opdracht van een klant, dan verwijzen we je verzoek door naar die klant, die als verwerkingsverantwoordelijke optreedt.
12. Een klacht indienen
Ben je niet tevreden over de manier waarop we met je persoonsgegevens omgaan, neem dan eerst contact met ons op zodat we samen naar een oplossing kunnen zoeken. Je hebt ook altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit:
- Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
- Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
- contact@apd-gba.be — www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
13. Cookies
Op onze website plaatsen we alleen strikt noodzakelijke cookies zonder je toestemming. Voor alle andere cookies, waaronder analytische cookies, vragen we vooraf je geldige toestemming via een cookiebanner; je kan die keuze altijd wijzigen. Ons cookiebeleid licht toe welke cookies we gebruiken, met welk doel en hoe lang ze bewaard blijven.[1]
14. Direct marketing
Onze nieuwsbrief en commerciële communicatie versturen we in lijn met de aanbeveling van de Gegevensbeschermingsautoriteit over direct marketing. Je kan je op elk moment uitschrijven of bezwaar maken; we verwerken je gegevens dan niet langer voor dat doel.[2]
15. Gevoelige gegevens
In de regel verwerken we geen gevoelige gegevens, zoals gegevens over gezondheid, ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze overtuigingen, seksuele geaardheid of gerechtelijk verleden. Verwerken we ze toch in het kader van een opdracht, dan doen we dat enkel als de AVG dat toelaat en met bijkomende waarborgen, conform de richtsnoeren van de Gegevensbeschermingsautoriteit.[3]
16. Wijzigingen aan deze privacyverklaring
We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld bij gewijzigde regelgeving of nieuwe verwerkingen. De meest recente versie is steeds beschikbaar via centrate.org. Bij belangrijke wijzigingen brengen we je hiervan op de hoogte. Deze versie dateert van januari 2026.
[1] Gegevensbeschermingsautoriteit, “Cookies en andere traceringsmiddelen”, https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/professioneel/thema-s/cookies (laatste update 17/11/2023; geraadpleegd juni 2026).
[2] Gegevensbeschermingsautoriteit, Aanbeveling 01/2020 over de verwerking van persoonsgegevens voor direct marketing, https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/professioneel/thema-s/direct-marketing (geraadpleegd juni 2026).
[3] Gegevensbeschermingsautoriteit, “Gevoelige gegevens”, https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/professioneel/thema-s/gevoelige-gegevens (geraadpleegd juni 2026).