Organisatie van Gemeentehuis van de Toekomst

Gemeente zonder gemeentehuis was een relanceproject binnen het grote relanceplan van de Vlaamse regering genaamd Vlaamse Veerkracht. Het objectief was om gemeenten te stimuleren in het innovatief digitaliseren van hun dienstverlening en processen. Enerzijds door het toekennen van subsidies en anderzijds door hen te ondersteunen tijdens het transformeren. Het programma richtte zich steeds vanuit een expliciete focus op de waarde die de innovatieve digitalisering oplevert voor de burger, ondernemer of vereniging.

Voor het Agentschap Binnenlands Bestuur werkte een aantal mensen van Centrate tussen 2023 en 2026 mee een subsidieprogramma uit. Het volledige programma, van visienota tot opvolging van de gesubsidieerde projecten, werd hierbij aangepakt.

Toegepaste strategie & begeleiding

Gemeente zonder gemeentehuis moest als programma binnen het jaar van nul worden opgezet in nauwe samenwerking met Agentschap Digitaal Vlaanderen, lokale besturen, VVSG en andere belangenverenigingen. Bovendien moest de werking afgestemd en gerapporteerd worden volgens federale en Europese richtlijnen.

Als leden van het programmateam waren we verantwoordelijk voor het opzetten van een duidelijke manier van werken (governance, financieringsstromen etc.), het organiseren van 7 subsidieoproepen maar ook het ondersteunen van lokale besturen bij het opstellen van voorstellen gebaseerd op sterke klantgerichte use cases, het opvolgen van de projecten om zo de interbestuurlijke samenwerking (federaal, Vlaams en lokaal) te faciliteren.

Als basis gebruikten we de dubbele diamant om alle verschillende vormen van ondersteuning op te zetten.

Plan van aanpak en gebruikte methodologie

Omdat er nog veel onbekende factoren waren rond het relanceproject hebben we enerzijds een rollende projectplanning opgezet die om de twee maanden werd herbekeken met het management. Anderzijds is het programmateam a.d.h.v. KANBAN aan de slag gegaan om het programma te operationaliseren. Om te beginnen, werd een adviesgroep van experten in het leven geroepen. Zij tekenden de strategische doelstellingen onder het relanceproject verder uit en legden die vast in een visietekst. De opmaak hiervan en de afstemming tussen verschillende kabinetten en andere stakeholders werd door het programmateam gefaciliteerd.

Vervolgens operationaliseerden we deze strategische doelstellingen tot een governance-structuur, oproepenkader en bredere werking. We brachten hierbij bijvoorbeeld specifieke klantgerichte templates aan als onderdeel van iedere aanvraag. We ondersteunden ook de lokale besturen in het maken hiervan (zie volgende). In de succesmeting daagden we besturen uit om al na te denken over kritische succesfactoren.

De meeste tijd ging naar het ondersteunen van de lokale besturen die een subsidieaanvraag wilden indienen. Als startpunt was er steeds een ‘check-in’ waarbij het concept werd gepitcht, en wij gefundeerde feedback gaven. Daarna gingen we, als een bestuur dat wenste, samen aan de slag om het opzet van iedere aanvraag maximaal burgergericht, technologisch realistisch en meetbaar (kritische succesfactoren) te maken.

Gebruikte methoden

Stakeholder mapping – Gebruikersonderzoek – Customer Journeys – Persona’s – Impactmapping – KPI’s  – Agile KANBAN – Retrospectieves – Intervisie – Projectmanagement (Prince2)

Bereikte eindresultaten

Gemeente zonder gemeentehuis werd uiteindelijk een programma met een duidelijke focus op de verbetering van de dienstverlening, gerealiseerd samen met alle betrokken interbestuurlijke niveaus. De zeven oproepen resulteerden in 61 goedgekeurde projecten met een duidelijke impact op burger, onderneming of vereniging. In aanloop naar de subsidieaanvraag ondersteunden we meer dan 102 individuele projecten in het helder krijgen van de focus