MDK – Vernieuwing werking reddingsdiensten op zee
Het incidentmanagementsysteem dat gebruikt wordt in het Maritime Rescue and Coordination Centre (MRCC) was aan vernieuwing toe. Bij een ongeval of noodgeval op zee komt het MRCC in actie. Het MRCC helpt schepen in nood, drenkelingen, pleziervaartuigen die in de problemen komen en coördineert de hulpdiensten. De systemen om dit te ondersteunen, waren enigszins verouderd en complex in gebruik. Het niet tijdig conform kunnen werken met wijzigende (internationale) regelgeving en nieuwe technologische ontwikkelingen (op vlak van communicatie, veiligheid, privacy, cloud-gebruik …) vormden een risico om de toch levensreddende taken adequaat te kunnen blijven opnemen.
Het spreekt voor zich dat de stabiliteit, betrouwbaarheid en snelheid waarmee informatie kan worden geraadpleegd in deze militaire, politionele en potentiële rampencontext cruciaal is. De systemen moesten dus zo gebouwd zijn dat ze elke kans op fouten vermijden en maximaal inzetten op snelle (internationale) gegevensuitwisseling.
Toegepaste strategie & begeleiding
Gegeven de complexiteit, dwingende context en de vroegere pogingen en studies die niet tot resultaat leidden, werd gekozen voor een alternatieve-innovatieve aanpak. Uiteraard werden de bevindingen en lessen uit eerdere oefeningen meegenomen. Op basis hiervan werden use-cases ontwikkeld en behoeften uitgeschreven. De lijst telde uiteindelijk 3650 items voor de verschillende stakeholders die in aanraking komen met en gebruik maken van het systeem. Om te vermijden dat geen enkele software/partij in een publieke aanbesteding hieraan kon voldoen, is een MoSCoW-lijst gefaciliteerd. Met die informatie werd er naar de markt getrokken om de behoeften te toetsen aan bestaande (buitenlandse) software en zo de technologische haalbaarheid te checken. Die behoeften en hoe deze konden worden ingevuld, zijn in dialoog met de potentiële leveranciers verfijnd. Tot slot is men overgegaan tot een aanbesteding via het principe van de concurrentiegerichte dialoog. Hierbij moesten de leveranciers hun ideeën, innovatie en tools bewijzen in een proof of concept-situatie.
Onze taak bestond in het uittekenen van de aanpak, het verfijnen van de behoeften en het begeleiden van het selectieproces (niet-juridische gedeelte) alsook het afstemmen met de vele stakeholders.
Plan van aanpak en gebruikte methodologie
In een eerste fase deden we een grondige studie van de eerdere pogingen. Simultaan werden de verschillende stakeholders bevraagd, vooral om ook een zicht te krijgen op de niet-geëxpliciteerde verwachtingen. De niet-evidente werkomstandigheden (storm op zee, urgentie, rampen … ) maken dat er veel spanning en stress is zowel bij MRCC-medewerkers als bij de andere partijen (scheepvaartpolitie, buitenlandse kustwachten, helikopterpiloten, vaartuigbestuurders, politieke verantwoordelijken …). Goede communicatie en hergebruik van data kon dit voor een stuk verbeteren.
In een tweede fase werden de verschillende behoeften getoetst en opgedeeld in categorieën van “must have, should/could have, won’t have”. Deze opdeling leidde tot een haalbaarder overzicht en kost, en stelde leveranciers later in de gelegenheid om hun software gefaseerd aan te bieden.
In een derde fase werd een concurrentiegerichte dialoog opgestart met potentiële leveranciers. Hierdoor werden innovatieve concepten en ideeën van leveranciers opgepikt en meegenomen in de vereisten.
Aan het einde van de selectieprocedure, in een laatste fase kregen de leveranciers de gelegenheid om hun oplossing, aanpak, tools en methoden toe te lichten aan de hand van vooraf bepaalde use-cases tijdens een uitgebreide proof of concept. Deze tijdsintensieve maar erg productieve sessies, die deels werden gehouden in aanwezigheid van de latere gebruikers, leidden tot sterk verbeterde final-offers van de leveranciers en waren een belangrijke stap in het aanvaardingsproces voor de gebruikers.
Gebruikte methoden
Stakeholder mapping – Gebruikersonderzoek – Impactmapping – UML – BPMN
Bereikte eindresultaten
De nieuwe applicaties zijn in gebruik genomen en operationeel. Na een jarenlange zoektocht is er eindelijk een hypermoderne reddingsdienst met state of the art software en communicatie.